We’re Ellen and Simone. After 36 years in finance, we’re ready to share what textbooks won’t tell you.

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🇺🇸 The first part of our newsletter is in English, 🇩🇪 Weiter unten findest Du den Read of the Week auf Deutsch.

🇺🇸 READ OF THE WEEK

What’s next for the modern CFO? To find out, we’re heading west – spotlighting U.S.-based finance leaders using tech, AI & automation to shape the future. 

AI, Tech, Excel & Transformation Advice

Our first guest: Mike Dion. He’s worked in finance across Fortune 100 companies like Verizon and Lionsgate, joined fast-paced startups, and launched F9 Finance – a newsletter and resource hub with practical tips for finance pros.

In 2020, stuck at home like everyone else, Mike hit “reset.”
Looking back at his years in finance – full of jargon, bloated slide decks, and clunky tools – what stood out wasn’t the buzz, but the chaos behind the scenes: broken workflows, late nights, and spreadsheet-driven stress.

That frustration led to F9 Finance – a platform focused on real solutions, especially around automation and AI.
From cutting hours of manual reporting to building better forecasting models, Mike helps finance teams reclaim their time and focus on high-impact work.

This week, we teamed up with Mike to explore what truly modern finance teams do differently.

1. Why is AI still stuck in pilot mode?

Mike’s 2025 AI in Finance Survey revealed a clear gap:

Desire ≠ Deployment
46% of CFOs are excited about AI. But only 19% of companies have actually implemented it. Most are stuck in pilot mode.

Teams aren't ready
Only 30% of finance professionals feel confident using AI. The real issue? Not enough training and not enough people who know where to start.

The perception shifts fast
Once teams see real use cases, they quickly get excited. But most are flying blind.

2. Three AI Use Cases Your Finance Team Can Launch Tomorrow

^{(No consultants. No transformation project. Just smarter ways to work.)}

A common line from CFOs we hear all the time:
“We don’t even know where to start.”

And honestly? Fair enough. The AI conversation is often dominated by buzzwords, moonshot promises, and vendors pushing “full transformations.” 

But the truth is:

Here are 3 real use cases your finance team can launch tomorrow – with tools you already have:

🔐 Reminder Data Privacy: Finance use cases always assume a secure enterprise setup (e.g. ChatGPT Enterprise or Azure OpenAI). Privacy and auditability are key. More in our CFO Playbook AI Audit Edition 

📊  Automated Report Summaries

Use ChatGPT to summarize monthly dashboards, board decks, or performance reports.

• Input structured data – e.g. tables, KPI lists, MRR breakdowns, screenshots of dashboards

• Ask for a 1-pager with trends, risks, and highlights

• Like adding a junior analyst who works in seconds

💡 Less time spent formatting – more time spent making decisions

💸  Expense Review & Budget Prep

Upload your general ledger or expense exports into ChatGPT.

• Ask: “What departments had the biggest increases year-over-year?”

• Find outliers, high-spend vendors, or odd trends fast

• Great during planning season – or before you start cost-cutting

💡 We’ve seen teams cut budgeting timelines in half with this method.

📑 Regulatory & Risk Summaries

AI is a beast when it comes to long, complex documents.

• Drop in new policies, tax memos, or ESG guidelines

• It returns: What’s changed, what matters, and what to act on

• Perfect for busy CFOs needing fast clarity

💡 No more hours of scrolling PDFs with a highlighter.

3. Let’s Talk Mindset

Don’t treat AI like a massive transformation project. Think small. Think practical.

Start with wins like saving 6 hours on an 8-hour task. That’s still a win.

Focus on:

• 🔍 Finding the friction – repetitive, low-impact work

• 🚀 Starting small – one use case, one pilot

• 🧑‍🏫 Training your team – tools are only as good as the people using them

4. Future-Ready Tech Stack: Start with Process, Not Products

Q: What’s your take on the future-ready tech stack for finance?
Q: What would you recommend to a company thinking about ERP/tooling?

More on that also in our CFO Playbook Process Edition 

Step 1: Fix the foundations

• 🧭 Map workflows

• 🧹 Clean your data

• 🧠 Align the team
  

Step 2: High-impact, low-cost tools

• Copilot / Gemini – Quick analysis & write-ups

• Power Query / Power Pivot – Automate Excel data prep

• Power BI – Replace static spreadsheets with interactive dashboards

Step 3: Choose wisely

• Interoperability – Tools must talk to your ERP

• Flexibility – Scale as your team grows

• Process maturity > fancy demos
  

5. FP&A, Excel & Vision 2026

Mike hears this from FP&A teams all the time:

“If we started from scratch, we’d use modern tools like Runway – but everything is built in Excel.”

His take? Don’t blame Excel. It’s not the problem.
Excel remains one of the most powerful, flexible tools in finance – and it’s often what people fall back on when everything else breaks. 

The real issue isn’t Excel itself – it’s the broken processes, scattered data, and missing infrastructure people are using it to patch.

Instead of trying to rip Excel out of the workflow, Mike recommends a more realistic approach:

• 🧠 Understand why Excel is still used
  Often, it’s filling gaps left by bad tooling, disconnected systems, or unclear ownership.
  

• 🛠 Build systems people actually want to use
  If your dashboard is more helpful than a spreadsheet, teams will adopt it.
  If not, they’ll default back to Excel – and that’s not Excel’s fault.

Looking ahead to 2026, Mike sees the best FP&A teams evolving across four dimensions:

Setup: Hybrid by default
Excel isn’t going away, but it will be paired with:

• BI platforms (like Power BI)

• Lightweight automation tools

• Centralized data infrastructure (data hubs, connected APIs)

Skills: Technical depth is the new baseline
Modern FP&A teams will need fluency in:

• Power Query / Power Pivot

• SQL

• AI-driven tools like ChatGPT or Copilot

Mindset: From reporting to real partnership
When reports update themselves and forecasts build automatically, your job isn’t just to explain numbers anymore.
Your role is to help leadership make better decisions – faster, smarter, and with confidence.

Tools: Think “Excel Plus”
Excel stays – but as the base layer. The full stack includes:

• Power BI for insights

• Copilot or Gemini for speed

• Integration layers connecting ERP, CRM, Ops Data

• Less manual work, more decision enablement
  

6. One Game-Changing Mindset Shift for Europe

Why are U.S. teams ahead? Not better tools. Just earlier experiments.

European teams don’t lack the tools - they lack the urgency. U.S. teams move fast, break things, and learn. Europe needs more of that sandbox spirit.

Key takeaway: Try, learn, repeat. That’s how you build momentum.

7. Mike’s Must-Read Resources

Want to stay sharp and see what others are trying?

• Secret CFO (Newsletter)– Behind-the-scenes stories

• Forecasting Performance (Newsletter) – Tactical FP&A tips

• FP&A Tomorrow (Podcast) – Future-focused convos

• F9 Finance – Mike’s own Newsletter on automation & AI in finance
  

🍋 Fruitful Thought: Get ahead in AI – or get left behind

Fiverr’s CEO says it bluntly: AI is coming for every job – including yours. The only ones who’ll thrive? Those who adapt fast.

Full statement here

Here’s how smart CFOs stay relevant and ahead:

1. Master AI – Every Day

Block 20 minutes daily to experiment:
– Write board memos with ChatGPT
– Summarize PDFs with Claude
– Research trends with Perplexity

🎯 It’s not about perfection. It’s about building the habit.

2. Build an AI-First Finance Team

Block 1 hour/week for upskilling:
– Try tools from this curated list by a16z:

 📎 a16z Apps Unwrapped – Best AI Tools for Work

📖 UPCOMING Reads

• Beyond ERP: The Rise of the CFO Intelligence Platform

• FP&A Loves Excel - But Is It Future-Ready?

• Why EBITDA is a bad Measure for Profitability

🇩🇪 READ OF THE WEEK

Was kommt als Nächstes für moderne CFOs? Um das herauszufinden, blicken wir über den Atlantik – auf Stimmen aus den USA, die mit Tech, KI und Automatisierung die Zukunft des Finanzbereichs mitgestalten. 

KI, Tools, Excel & Transformationstipps von Mike Dion

Unser erster Gast: Mike Dion. Er war u.a. im Finance bei Fortune-100-Unternehmen wie Verizon und Lionsgate, ist dann in die Startup-Welt gewechselt – und hat 2020 F9 Finance gegründet: einen Newsletter & Hub mit praktischen Tipps für moderne Finance-Teams.

2020 – im Lockdown wie alle – drückte Mike den Reset-Knopf. Er blickte zurück auf seine Finance-Jahre – voller Buzzwords, überladener Slide Decks und Tools, die mehr blockierten als halfen. Was ihm wirklich in Erinnerung blieb? Das Chaos hinter den Kulissen: kaputte Prozesse, lange Abende, und Excel-Stress pur.

Aus dieser Frustration entstand F9 Finance – mit Fokus auf echte Lösungen, besonders rund um Automatisierung & KI.

Von smarteren Forecasts bis zur Abschaffung manueller Reportings – Mike hilft Finance-Teams, wieder Zeit für echten Impact zu gewinnen.

1. Warum steckt KI noch in der Pilotphase?

Mikes aktuelle „AI in Finance“-Umfrage zeigt ein klares Bild:

Wunsch ≠ Umsetzung
46 % der CFOs sind begeistert von KI – aber nur 19 % setzen sie wirklich ein. Die meisten stecken im „Pilot-Modus“ fest.

Teams sind nicht vorbereitet
Nur 30 % der Finance-Profis fühlen sich sicher im Umgang mit KI. Es fehlt an Training – und oft auch an einem Startpunkt.

Doch die Wahrnehmung ändert sich schnell
Sobald echte Use Cases sichtbar werden, steigt das Interesse.

2. Drei AI-Use-Cases, die dein Team sofort starten kann

^{(Keine Berater, kein Transformations-Projekt – einfach smartere Arbeit.)}

Ein Satz, den wir von CFOs oft hören: „Wir wissen nicht mal, wo wir anfangen sollen.“ Und ehrlich gesagt? Verständlich. Die KI-Debatte ist voller Buzzwords, übertriebener Versprechen und Tool-Verkäufer.

Aber Mike sagt:

Hier sind 3 Use Cases, die ihr morgen starten könnt – mit Tools, die ihr bereits nutzt:

🔐 Datenschutz-Hinweis: Wie immer gehen wir von einem sicheren Enterprise-Setup aus (z. B. ChatGPT Enterprise oder Azure OpenAI). Datenschutz & Auditierbarkeit sind essenziell – mehr dazu auch in unserer CFO Playbook AI Audit Edition 

📊 Automatisierte Report-Zusammenfassungen

Nutze ChatGPT

• Lade strukturierte Daten hoch (z. B. KPIs, MRR, Dashboards)

• Bitte um eine 1-Pager-Zusammenfassung: Trends, Risiken, Highlights

• Wie ein Junior Analyst – nur in Sekunden

💡 Weniger Formatieren – mehr Entscheiden

💸 Kosten-Review & Budget-Vorbereitung

Lade dein GL oder Reisekosten Export aus der Buchhaltung hoch

• Frag: „Welche Abteilungen haben sich am stärksten verändert?“

• Finde Ausreißer, teure Vendoren oder seltsame Muster

• Besonders hilfreich in der Planung oder vor Sparrunden

📑 Regulatory- & Risiko-Zusammenfassungen

AI ist ein Beast wenn es um lange, komplexe Dokumente geht.

• Lade neue Policies, ESG-Leitlinien oder Steuer-Memos hoch

• Erhalte: Was ist neu, was ist wichtig, was ist zu tun

• Ideal für CFOs mit wenig Zeit und vielen Dokumenten

💡 Kein stundenlanges scrolling durchs PDFs mit einem Marker.

3. Lass uns über Mindset reden

Behandle KI nicht wie ein Mega-Transformationsprojekt. Denke klein. Denke pragmatisch. Fang mit dem an, was 6 von 8 Stunden rettet – das ist auch ein Win.

Fokus auf:

• 🔍 Fruststellen finden – repetitive Low-Impact-Arbeit

• 🚀 Klein starten – 1 Use Case, 1 Pilot

• 🧑‍🏫 Team trainieren – Tools sind nur so gut wie ihre Nutzer:innen

4. Der Tech-Stack der Zukunft beginnt mit Prozessen – nicht mit Produkten

Q: Was empfiehlst du beim Thema ERP & Tooling?

Mehr dazu auch in unserer CFO Playbook Process Edition 

Step 1: Fix die Basis

• 🧭 Workflows mappen

• 🧹 Daten bereinigen

• 🧠 Team ausrichten

Step 2: Kleine Tools, große Wirkung

• Copilot / Gemini – Analysen & Zusammenfassungen

• Power Query / Power Pivot – Excel-Daten automatisieren

• Power BI – Dashboards statt statischer Tabellen

Step 3: Tools klug auswählen

• Integration – Tools müssen mit dem ERP sprechen

• Skalierbarkeit – Mit dem Team wachsen

• Reife > fancy demos

5. FP&A, Excel & Vision 2026

Was Mike oft hört: „Würden wir neu starten, würden wir moderne Tools wie Runway nehmen – aber bei uns läuft alles über Excel.“

Denn Excel ist nicht das Problem. Es füllt nur die Lücken, die schlechte Systeme hinterlassen haben.

Anstatt den wir ersetzen Excel komplett Ansatz zu versuchen:

• 🧠 Versteht, warum Excel noch genutzt wird

• 🛠 Baut Systeme, die Leute wirklich nutzen wollen
   

2026 sieht Mike starke FP&A-Teams mit diesen Eigenschaften:

Setup: Hybrid by default Excel bleibt – aber ergänzt durch:

• BI platforms (wie Power BI)

• Lightweight automation tools

• Zentrale Data Infrastructure (data hubs, connected APIs)

Skills: Technisches Know-how wird Standard 
Modern FP&A teams müssen im folgenden TOP sein:

• Power Query / Power Pivot

• SQL

• AI-driven tools wie ChatGPT oder Copilot

Mindset: Vom Reporting zur echten Partnership

Wenn sich Reports von selbst aktualisieren und Forecasts automatisch entstehen, ist deine Aufgabe nicht mehr nur, Zahlen zu erklären. Deine Rolle: Entscheidungen mit vorbereiten – schneller, smarter, mit mehr Vertrauen.

Tools: Denk in „Excel Plus“
Excel bleibt – aber als Grundlage. Der moderne Stack umfasst:

• Power BI für echte Insights

• Copilot oder Gemini für Geschwindigkeit

• Integrationslayer zwischen ERP, CRM & Ops-Daten

Weniger manuelles Arbeiten, mehr Fokus auf Wirkung und Entscheidungsqualität.

6. Ein Mindset-Shift für Europa

Warum sind US-Teams weiter? Nicht wegen besserer Tools – sondern wegen früherer Experimente.

Sein Appell: Europa braucht mehr Mut zur Lücke. Mehr Sandbox, weniger Planung.

Fazit: Testen. Lernen. Wiederholen. So entsteht Momentum.

7. Mike’s Must-Reads

• Secret CFO (Newsletter)– Behind-the-scenes stories

• Forecasting Performance (Newsletter) – Tactical FP&A tips

• FP&A Tomorrow (Podcast) – Future-focused convos

• F9 Finance – Mike’s own Newsletter on automation & AI in finance

CLOSING REMARKS

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