We’re Ellen and Simone. After 36 years in finance, we’re ready to share what textbooks won’t tell you.

💛 Welcome to CFO Playbook – your practical finance insights delivered bi-weekly. The full read will take approximately 5 minutes. Like what you see? Share it! Use the button below.

🇺🇸 The first part of our newsletter is in English, 🇩🇪 Weiter unten findest Du den Read of the Week auf Deutsch.

🌐 New: Finance Collective DACH

Your go-to CFO Network

(by Simone)

🇺🇸 READ OF THE WEEK

Escape Month-End Hell: How the Best Finance Teams Close in 5 Days

Month-end closes that drag past day 5 aren't just inefficient - they're strategic disasters. This week, we're breaking down the exact framework that gets you to 5 days max, the automation stack that makes it possible, and what elite finance teams do with all that extra time.

1. The Brutal Truth: Why 6+ Day Closes Kill Performance

Here's what nobody tells you about closes that drag past day 5: They're not just an accounting problem - they're a competitive disadvantage.

While you're still figuring out May’s performance on June 15th, your nimble competitors have already spotted May’s revenue gap, fixed it, and are already steering June mid-month.

The Math is Simple:

• 🏆 World Class: <3 days after month end

• 💪 Excellent: 4-5 days

• 👌 Acceptable: 6-8 days

• 💩 Crap: 11+ days (You're now closer to the end of the next month than the one you're reporting on)

2. The 5-Day Framework That Actually Works

Smart finance teams begin their prep work before month-end, handling everything that's predictable and doesn't require final cut-off data.

Here's the framework that separates the pros from the amateurs:

Pre-Close (U-5, five days before month-end):
(U = Ultimo, the last day of the month)
• Intercompany reconciliations
• Prepaid expense rolloffs
• Recurring accruals etc.

Day 1–2 (U+1, U+2 after month-end): Revenue, Cash, AR & AP Close
• Revenue reconciliation
• Cash reconciliation
• Close AR (Accounts Receivable) and AP (Accounts Payable) after 2 days max

AP/AR Close Reality Check:
Missing AP invoices? Build robust accruals – use procurement tools or ask business partners (they know spending). A €20M ARR company shouldn't waste time on €500 invoices!
For AR, focus on proper revenue cut-off and flag any overdue receivables that might need bad debt provisions. Also ensure your AR/AP team keeps aging reports clean – no dead entries inflating your balance sheet.

Day 3 (U+3): GL Entries & More Complex Stuff
(General Ledger = manual journal entries and adjustments)
• Payroll reconciliation (collaborate closely with HR & Payroll!)
• Final accruals and provisions (what couldn't be done pre-close)
• Complex adjustments requiring month-end data

Payroll Reality Check:
Often your biggest P&L expense and most common blind spot. We've seen CFOs destroyed by payroll "surprises" – severances, garden leave, sales bonus accruals hitting wrong months.
Always bridge to prior month: FTE count and departure costs. Build bulletproof reconciliations with HR AND payroll teams. This is where quarters get ruined.

Day 4 (U+4): Consolidation & Quality Check
• Balance sheet reconciliation
• Consolidation across entities (intercompany eliminations, FX translations)
• Variance analysis prep (actual vs budget bridges, explain the big differences)
• Sanity checks on the material numbers

Day 5 (U+5): The Story
• Management pack assembly
• Commentary writing
• Executive summary

❌ What's NOT on this list?
The accounting archaeology that most teams waste time on. That manual journal entry for €47? Chasing employees for their missing €20 Uber receipt? Kill it.

🚨 What Actually delays often Your Close Timeline:
It's rarely routine invoicing. It's the endless non-routine requests: Tracking company party costs, responding to tax authorities, setting up new legal entities, chasing internal invoices etc. These ad-hoc interruptions push often routine month-end tasks to the back burner.

⚖️ The Threshold Rule:
Stop waiting for every single invoice. Set reasonable thresholds based on your company size and materiality. Focus on what impacts P&L and decisions.

🎯 The Year-End Secret:
Treat monthly accounts like mini year-end closes. Keep reconciliations current every month, and your actual year-end becomes easy.

🤖 Where AI already helps:
Bank reconciliation, invoice processing, variance analysis, predictive accruals.
For more on AI in finance, check our recent newsletter featuring Anthropics Finance Team insights.

Crawl–Walk–Run: Fast Close Maturity Ladder:

3. What Your Management Pack Should Actually Include

Great. You've got your numbers in 5 days. But what should actually be in your management pack? Here's what separates actionable business intelligence from pointless compliance reports:

For a typical scale-up company, your monthly pack should cover:

• P&L with actual vs budget analysis (focus on the big variances)

• Cashflow performance

• Balance Sheet (clean reconciliations every month)

• Revenue & Gross Margin by income stream/business unit

• KPIs (top 5 relevant ones - not 98 different metrics nobody reads - check our KPI newsletter edition for guidance)

• Waterfall charts of revenue and EBIT (budget/last year to actual)

• Rolling Cashflow Forecast (13 weeks or 12 months, depending on your business & runway)

• Risks & Opportunities (real ones that need decisions)

Management Accounts vs. Statutory Accounts: Your management accounts should reflect business reality, not accounting standards. Examples: Remove software capitalization and show it as what it is - a cost reduction. Put IFRS 16 lease costs back into Operating Expenses instead of hiding them in depreciation. Make the numbers tell the business story, not the compliance story.

4. Business Reviews That Drive Action

Here's where most finance teams drop the ball: They think their job ends when the management pack hits the CEO's inbox. Wrong. That's when the real work begins.

The Business Partnership Moment

Your fast close isn't just about speed. It's about creating space for Monthly Performance Reviews (MPRs) that actually change behavior.

When you close on Day 5, you can hold meaningful business reviews promptly after. When competitors are still gathering data, you're already diagnosing root causes and setting corrective actions.

The Golden Rules for Post-Close Reviews:

• Hold MPRs within 3-5 days after close, latest (not when convenient)

• Focus on controllable variances (not macro explanations)

• Every action needs an owner and deadline (by next MPR)

• No strategic pontification (this is about execution, not vision)

• Include the right operational leaders: Country managers (for regional P&Ls), Sales, Marketing, Tech/Product - whoever can actually execute the needed changes.

5. The Non-Negotiable: Never Fake the Numbers

Here's where things get real. You've built this beautiful, efficient close process. Your dashboards are impressing executives. Everything's running smoothly.

Then comes the pressure:

💬 The Conversation Every CFO Faces:

CRO: "We have this deal that closes in 2 weeks. 90% sure, just missing the signature. Let's include it in this month's numbers."

CFO: "You mean report revenue we haven't earned yet?"

CEO: "Come on, everyone does this. It's practically closed."

CRO: "Exactly. We need to hit our targets."

CFO: "And what if it doesn't close? We'll have to show a correction next month."

CEO: "It will close. You're being too conservative."

CFO: "Until it doesn't. And then I explain to stakeholders like investors and auditors why we recognized revenue without a signed contract."

CRO: "So what do we do?"

CFO: "We show the quarter as it is. And we add a bullet about the pipeline - that big deal is likely coming. Best of both worlds: honest numbers plus future outlook."

CEO: "That works. Real numbers, real pipeline."

Always stick to the truth. A bad quarter hurts, but a lost reputation destroys everything. Your efficient close process isn't just about speed it's about creating space to think, analyze, and deliver honest insights. Don't waste that gift by becoming a numbers magician.

Your Challenge: Time your close, identify top 3 time-wasters, implement one improvement.

Final Reality Check - THIS IS KEY: It's a MUST that you master accounting fundamentals first! No AI replaces understanding every number in your business. That's what we can't stress enough!

🍋 Food for Thought: Get ahead in AI – or get left behind

The AI Stack That Actually works (for us) in Finance

Our daily AI toolkit: ChatGPT + Claude (each $20/month) + Perplexity (free). This $40/month combo is pure gold.

What we use what for:

• ChatGPT: Image generation, everyday answers, quick problem-solving

• Claude: Excel formulas, coding, writing excellence, large data processing

• Perplexity: Deep research - your old "let me Google this quickly" is now Perplexity, but better and faster

Game-changer: Perplexity for finance research. Earnings summaries, industry analysis, market data etc

📹 Must-watch: Mike Dion (who we interviewed in our previous newsletter) shows exactly how to use Perplexity Effectively for Finance Work.

Real Finance use cases you can steal today:

Bottom line: $40/month investment that saves hours every week. Start with free Perplexity if you're testing the waters.

Note on Gemini: We use Google Workspace but haven't warmed up to Gemini yet. Better experiences? Let us know!

📖 UPCOMING Reads

• Why EBITDA is a bad Measure for Profitability

• FP&A Loves Excel - But Is It Future-Ready?

• Beyond ERP: The Rise of the CFO Intelligence Platform

🇩🇪 READ OF THE WEEK

Monatsabschluss in 5 Tagen: Wie Top Finance Teams das Chaos beenden

Monatsabschlüsse, die sich über Tag 5 hinausziehen, sind nicht nur ineffizient - sie sind strategische Katastrophen. Diese Woche zeigen wir das exakte Framework, das euch auf maximal 5 Tage bringt, den Automatisierungsstack, der es möglich macht, und was Elite Finance Teams mit all der zusätzlichen Zeit anstellen.

1. Die brutale Wahrheit: Warum 6+ Tage Abschlüsse die Performance killen

Hier ist, was euch niemand über Abschlüsse erzählt, die sich über Tag 5 hinausziehen: Sie sind nicht nur ein Buchhaltungsproblem - sie sind ein Wettbewerbsnachteil.

Während ihr am 15. Juni noch herausfindet, wie der Mai gelaufen ist, haben eure Konkurrenten bereits die Mai-Umsatzlücke entdeckt, behoben und steuern bereits den Juni.

Die Rechnung ist einfach:

• 🏆 World Class: <3 Tage nach Monatsende

• 💪 Excellent: 4-5 Tage

• 👌 Akzeptabel: 6-8 Tage

• 💩 Crap: 11+ Tage (Ihr seid jetzt näher am Ende des nächsten Monats als an dem, über den ihr berichtet)

2. Das 5-Tage Framework, das tatsächlich funktioniert

Schlaue Finance Teams beginnen ihre Vorbereitungsarbeit vor Monatsende und erledigen alles, was vorhersagbar ist und keine finalen Cut-off Daten benötigt.

Hier ist das Framework, das die Profis von den Amateuren trennt:

Pre-Close (U-5, fünf Tage vor Monatsende): (U = Ultimo, der letzte Tag des Monats)

• Intercompany Abstimmungen

• Rechnungsabgrenzungsposten Auflösungen

• Wiederkehrende Rückstellungen etc.

Tag 1–2 (U+1, U+2 nach Monatsende): Revenue, Cash, AR & AP Abschluss

• Revenue Abstimmung

• Cash Abstimmung

• AR (Accounts Receivable) und AP (Accounts Payable) nach maximal 2 Tagen abschließen

AP/AR Abschluss Reality Check: Fehlende AP Rechnungen? Baut robuste Rückstellungen – nutzt Procurement Tools oder fragt Business Partner (sie kennen die Ausgaben). Ein €20M ARR Unternehmen sollte keine Zeit mit €500 Rechnungen verschwenden! Für AR: Fokus auf ordentlichen Revenue Cut-off und kennzeichnet überfällige Forderungen, die möglicherweise Wertberichtigungen benötigen. Stellt auch sicher, dass euer AR/AP Team Aging Reports sauber hält – keine unabgestimmten Altlasten, die eure Bilanz aufblähen.

Tag 3 (U+3): GL Postings & komplexere Sachen (General Ledger = manuelle Journalbuchungen und Anpassungen)

• Lohn/Gehaltsabstimmung (eng mit HR & Payroll zusammenarbeiten!)

• Finale Rückstellungen (was nicht im Pre-Close gemacht werden konnte)

• Komplexe Anpassungen, die Monatsend-Daten benötigen

Payroll Reality Check: Häufig euer größter P&L Posten und gleichzeitig blind spot. Wir haben CFOs gesehen, die durch Gehaltsabrechnungs "Überraschungen" gescheitert sind. Abfindungen, Freistellungen, Sales Boni Rückstellungen, die in falschen Monaten gezeigt wurden. Baut sichere Abstimmungen mit HR UND dem Payroll Team.

Tag 4 (U+4): Konsolidierung & Qualitätskontrolle

• Bilanzabstimmung

• Konsolidierung falls ihr mehrere (Tochter) Unternehmen habt (Intercompany Eliminierungen, FX Translations)

• Varianzanalyse Vorbereitung (Ist vs Budget Vergleich, materielle Unterschiede erklären)

• Plausibilitätsprüfungen

Tag 5 (U+5): Die Story

• Management Pack Erstellung

• Kommentare schreiben

• Executive Summary

❌ Was ist NICHT auf dieser Liste? Die Buchhaltungsarchäologie, mit der die meisten Teams Zeit verschwenden. Diese manuelle Journalbuchung für €47? Mitarbeiter wegen ihrer fehlenden €20 Uber Quittung jagen? Kill it!

🚨 Was oft auch euren Abschluss-Zeitplan killt: Es ist selten die Routine-Rechnungsstellung. Es sind die endlosen non-routine Anfragen: Firmenfeiern-Kosten verfolgen, dem Finanzamt antworten, neue entities einrichten etc. Diese ad-hoc Unterbrechungen schieben oft Routine-Monatsende-Aufgaben auf die lange Bank.

⚖️ Die Schwellenwert-Regel: Hört auf, auf jede einzelne Rechnung zu warten. Setzt vernünftige Schwellenwerte basierend auf eurer Unternehmensgröße und Wesentlichkeit. Fokussiert euch auf das, was P&L und Entscheidungen wirklich beeinflusst.

🎯 Das Jahresabschluss-Geheimnis: Behandelt monatliche Abschlüsse wie Mini-Jahresabschlüsse. Haltet Abstimmungen jeden Monat aktuell, und euer tatsächlicher Jahresabschluss wird einfach.

🤖 Wo AI bereits hilft: Bankabstimmung, Rechnungsverarbeitung, Varianzanalyse, Rückstellungen. Mehr über AI im Finance? Schaut euch unseren aktuellen Newsletter mit den Insights vom Anthropic Finance Team an.

Crawl–Walk–Run: Die Stufen für einen schnellen Monatsabschluss:

3. Was euer Management Pack wirklich enthalten sollte

Großartig. Ihr habt eure Zahlen in 5 Tagen. Aber was sollte tatsächlich in eurem Management Pack stehen?

Für ein typisches Scale-up Unternehmen sollte euer monatliches Pack folgendes enthalten:

• P&L mit Ist vs Budget Analyse (Fokus auf die großen Varianzen)

• Cashflow Performance

• Bilanz (saubere Abstimmungen jeden Monat)

• Revenue & Gross Margin nach Einkommensstrom/Business Unit

• KPIs (Top 5 relevante - nicht 98 verschiedene Metriken, die niemand liest - schaut unsere KPI Newsletter Edition für Guidance)

• Rolling Cashflow Forecast (13 Wochen oder 12 Monate, je nach eurem Business & Runway)

• Risks & Opportunities (echte, die Entscheidungen benötigen)

Management Accounts vs. Statutory Accounts: Eure Management Accounts sollten die Business Realität widerspiegeln, nicht Buchhaltungsstandards. Beispiele: Entfernt Software Kapitalisierung und zeigt es als das, was es ist - eine Kostenreduzierung. Packt IFRS 16 Leasing-Kosten zurück in Operating Expenses anstatt sie in den Abschreibungen zu verstecken. Lasst die Zahlen die Business Story erzählen, nicht die Compliance Story.

4. Business Reviews, die wirklich was bringen

Hier lassen die meisten Finance Teams den Ball fallen: Sie denken, ihr Job ist beendet, wenn das Management Pack in der CEO Inbox landet. Falsch. Dann beginnt die echte Arbeit.

Der Business Partnership Moment

Bei eurem “schnellen” Monatsabschluss geht es nicht nur um Geschwindigkeit. Es geht darum Monthly Performance Reviews (MPRs) zeitnah zu halten.

Wenn ihr an Tag 5 abschließt, könnt ihr direkt danach die Business Reviews halten. Während Konkurrenten noch ihre Daten sammeln, diagnostiziert ihr bereits Grundursachen und setzt korrigierende Maßnahmen.

Die goldenen Regeln für Post-Close Reviews:

• MPRs innerhalb von 3-5 Tagen nach dem Abschluss halten, spätestens (nicht wenn es passt)

• Fokus auf kontrollierbare Varianzen 

• Jede Aktion braucht einen Verantwortlichen und Deadline (bis zum nächsten MPR)

• Keine strategischen Plaudereien (hier geht es um schnelle Umsetzung, nicht Visionen)

• Die richtigen operativen Führungskräfte einbeziehen: Country Manager (für regionale P&Ls), Sales, Marketing, Tech/Product - wer auch immer die benötigten Änderungen tatsächlich umsetzen kann.

5. Das Non-Negotiable: Niemals die Zahlen fälschen

Hier wird es ernst. Ihr habt diesen schönen, effizienten Abschlussprozess gebaut. Eure Dashboards beeindrucken Executives. Alles läuft smooth.

Dann kommt der Druck:

💬 Das Gespräch, das jeder CFO kennt:

CRO: "Wir haben diesen Deal, der in 2 Wochen abschließt. 90% sicher, fehlt nur die Unterschrift. Lasst uns den schon in die Zahlen von diesem Monat aufnehmen."

CFO: "Du meinst Revenue zeigen, ohne unterschriebenen Vertrag?"

CRO: "Komm schon, das machen alle. Ist praktisch abgeschlossen."

CEO: "Genau. Wir müssen unsere Ziele erreichen."

CFO: "Und was, wenn der Deal nicht kommt? Dann müssen wir nächsten Monat eine Korrektur zeigen."

CEO: "Der Deal kommt. Du bist zu konservativ."

CFO: "Bis es nicht passiert. Und dann erkläre ich dem Board, Investoren und Prüfern, warum wir Revenue ohne unterschriebenen Vertrag gebucht haben."

CEO: "Also was machen wir?"

CFO: "Wir zeigen das Quartal wie es ist. Und wir fügen einen Bullet über die Pipeline hinzu - der große Deal kommt wahrscheinlich. Das Beste aus beiden Welten: ehrliche Zahlen plus einen realistisch zukünftigen Ausblick."

Bleibt immer bei der Wahrheit. Ein schlechtes Quartal tut weh, aber ein verlorener Ruf zerstört alles. Euer effizienter Abschlussprozess geht nicht nur um Geschwindigkeit - es geht darum, Raum zu schaffen zum Denken, Analysieren und ehrliche Insights zu liefern. Verspielt diesen Vorteil nicht durch Zahlen Tricks.

Eure Challenge: Trackt die Zeit die ihr für euren Abschluss braucht, identifiziert die top 3 Zeitfresser, implementiert 1 Verbesserung.

Final Reality Check - DAS IST ENTSCHEIDEND: Ihr MÜSST unbedingt nach wie vor die Buchhaltungsgrundlagen beherrschen! Keine AI ersetzt das Verstehen jeder Zahl in eurem Unternehmen. Das können wir nicht oft genug betonen!

CLOSING REMARKS

Thanks for reading 💛

Send your feedback, suggestions, or requests to feature something in future editions to [email protected]. We’d love to include your input.

Follow us on LinkedIn for more updates!

CFO Playbook reflects our personal opinions, not professional advice.