We’re Ellen and Simone. After 36 years in finance, we’re ready to share what textbooks won’t tell you.

💛 Welcome to CFO Playbook – your practical finance insights delivered bi-weekly. The full read will take approximately 5 minutes. Like what you see? Share it! Use the button below.

🇺🇸 The first part of our newsletter is in English, 🇩🇪 Weiter unten findest Du den Read of the Week auf Deutsch.

🇺🇸 READ OF THE WEEK

Quick Note: This week’s newsletter is landing on a Tuesday – a slight change from our usual rhythm, thanks to last week’s extended May Day weekend.

How Smart CFOs Turn KPIs Into Decisions

You’ve cleaned up your metrics. You’ve simplified your dashboard. But are people actually doing something with the numbers? 

Tracking KPIs is the easy part. Changing behavior is the hard part.

This episode of our mini-series on KPIs is all about making your KPIs actionable - through real examples, habits from top CFOs, and small changes that make a big difference.

1. Metrics Don’t Move the Business - People Do

Even the best KPI doesn’t mean much if it lives in Notion or a monthly slide deck. The real test? Whether it triggers a conversation, a decision - or a change.

A metric alone doesn’t drive action – people do. Even if a dashboard shows churn rising, it takes someone picking up the phone and talking to customers to actually fix it.

Strategic finance leaders know that fewer metrics lead to better decisions. When you cut through the noise, the path forward becomes clear.

Pro tip: Simpler ≠ dumber. The smartest teams run on fewer KPIs - just the ones people understand and can influence.

But even the best dashboard is useless if teams don't speak the same language. Before you can act on the numbers, you have to agree on what they actually mean.

2. Metrics Only Matter If Everyone Speaks the Same Language

You’ve defined your KPIs. But does Sales define “New Revenue” the same way Finance does?

Spoiler: probably not.

💬 Julian Lange, CFO at Upvest, said it best:

Why this matters?

• Sales might call any closed deal "new revenue."

• Finance counts only multi-year, contracted ARR.

• CS might include expansion from churned accounts.

🎯 What to do?

📊 Example:
"Revenue" = New business (net of discounts) + Upsell - Churn - FX impact:

Owned by Finance, updated monthly, reviewed cross-functionally.

Make Sure the Data Is Clean (Or None of This Works)

Sounds like a broken record? Let’s be honest: bad data breaks even the best dashboards.

Check your sources. Reconcile discrepancies. Own the upstream process.

🔁 If this hits a nerve, go back and check out our newsletter on data: Data-Driven Finance: The Power of a good Data Set-Up and Governance

3. Crawl. Walk. Run. Turning Metrics into Momentum

You can’t fake KPI maturity: you have to build it step by step - from tracking, to ownership, to real action. But you can build momentum - one milestone at a time.

Here’s what the journey from passive reporting to real-world impact looks like:

📌 How to tell you’ve hit “run”? You don’t need a meeting to act. The data triggers the response.

Once you’re walking - and starting to run - the next step is to tie your KPIs directly to strategy. That’s how you turn metrics from a dashboard into a real operating system.

Metrics should trigger action. No waiting.

4. From OKRs to Scorecards: How to Turn Metrics into Strategy in Action

KPIs are great. Strategy is great. But if they live in separate documents? Nothing changes.

The best finance leaders make sure metrics are not just measured - but mapped directly to strategic goals and owned across the business.

Two proven frameworks make this happen: OKRs (clear goals with measurable results) and the Balanced Scorecard (tying KPIs across different parts of the business).

🎯 OKRs: Linking KPIs to Strategy

OKRs (Objectives and Key Results) work especially well for fast-growing, agile companies - think VC-backed SaaS, scale-ups, or any business moving fast.

The core idea:

• Objective: Where do we want to go? (Inspiring, directional)

• Key Results: How will we measure success? (Specific, measurable)

This is what good KPI-driven OKRs actually look like in practice:

Pro Tip:

• Tie every Key Result to a KPI.

• Make sure someone owns each KPI.

• Review progress monthly, not just at quarter end.

🧮 Balanced Scorecard: Full-Business Alignment for SMEs & Corporates

For more established companies (think SME to corporate stage), the Balanced Scorecard is often the preferred framework to align strategy, KPIs, and execution across different teams.

It’s basically the same idea as OKRs - linking strategy to execution - but spread across four balanced pillars. Here’s an example how this could look like for a production company:

Note: These are examples - but a great Balanced Scorecard is always tailored. Your KPIs should reflect your business model, your customers, and your current strategic priorities.

How it's different from OKRs:

• More stable over time (less quarterly churn)

• Less aspirational wording, more operational clarity

• Better fit for companies with multiple business units or product lines

Pro Tip: Start with one KPI per pillar. This forces focus and creates clean visibility for leadership teams.

Key Takeaway: Whether you use OKRs or a Balanced Scorecard - the principle is the same:

• Every KPI should tie back to strategy.

• Every KPI should have an owner.

• Every KPI should drive action, not just tracking.

Otherwise, you’re just... reporting.

5. Ask Us Anything – The Real-World KPI Edition

Still have questions? You’re not alone. Here are a few of the biggest ones we keep getting asked.

💬 How often should we revisit our KPI set?

At least quarterly. Your business evolves and your metrics should too. New product lines, GTM shifts, or pricing changes often require a KPI refresh.

💬 How many KPIs are too many?

If you can’t remember them without opening a dashboard, you have too many. Your North Star KPI plus 4–5 core KPIs are usually enough at company level.

💬 When should I drop a KPI?

If no decisions are made based on it, there’s no clear owner, it’s just reported, not used to steer actions or changes in the KPI trigger no response - it’s dead weight. Rethink or retire it. 

💬 Should KPIs be the same across all departments?

No. They should ladder up to the same strategy but reflect the realities of each team’s work.

💬 What if my KPIs look great but the business still feels stuck?

Trust your instincts. Green KPIs with no business movement often mean you’re measuring the wrong things (or don’t segment it in the right way) or missing leading indicators.

💬 How do you pick a North Star KPI?

Choose the metric most tied to long-term success. It should reflect customer value and company value at the same time.

🔮 AI & Finance Tools: Stay Ahead in a Crowded Space

In this section, we showcase the best AI use cases & Finance tools. Personally tested by us and proven to make our lives easier. No sponsorships, no ads, just real insights.

Tool Recap: Stacks: AI-driven Financial Close & Reporting / Automating Month-End Close with AI

Albert (Founder & CEO) provided us with an exclusive look at how Stacks is transforming the month-end close process for finance teams. Designed for fast-growing companies, Stacks is perfect for teams looking to streamline their mon workflows and reduce the manual effort involved in financial closing.

Highlights:

• Intuitive workspace for orchestrating month-end workflows  

• Automated reconciliation and journal entries  

• Straightforward visualization of all the underlying data - quick overview of the status quo

• Significant time savings reducing close times 

• Ideal for fast-growing scale-ups and complex organizations  

• Supports audit-ready environments with robust control framework

What makes it different:

Stacks operates more like a collaborative team member than a traditional finance tool, providing contextual insights directly based on your data.

While Stacks supports the entire closing process, handles task management and review processes. Basic data can be easily edited through the tool, catchy visualisations allow you to keep an overview. 

Q&A-Highlights:

• The platform leverages advanced AI to enhance transaction matching and reporting, making the reconciliation process smoother and more accurate.

• Stacks excels in month-end close, account reconciliation, and MoM comparison – budget comparison will follow shortly.

• Setup & Integrations: Implementation typically takes around 2-3 weeks.  

• Works with: NetSuite, Xero, and various other ERP systems.  

• Look into the future: Stacks AI agent, expansion of reporting functions, customized reports adjusted by easy prompts 

📖 UPCOMING Reads

• Beyond ERP: The Rise of the CFO Intelligence Platform

• FP&A Loves Excel - But Is It Future-Ready?

• Why EBITDA is a bad Measure for Profitability

🇩🇪 READ OF THE WEEK

Info vorab: Der Newsletter erscheint diese Woche ausnahmsweise am Dienstag – eine kleine Abweichung vom gewohnten Rhythmus, bedingt durch das lange Maiwochenende letzte Woche.

Weniger Messen, mehr Machen: Wie CFOs KPIs in Entscheidungen verwandeln

KPIs aufgeräumt, Visualisierung optimiert – aber bewegen die Zahlen auch was?

KPIs zu tracken ist einfach. Verhalten zu ändern ist schwer.

In dieser Episode geht es darum, wie Du Deine KPIs wirklich nutzbar machst – mit echten Praxisbeispielen, bewährten Praktiken erfolgreicher CFOs und kleinen Veränderungen, die eine große Wirkung erzielen.

1. Metriken bewegen kein Business – Menschen tun es

Die besten KPIs bringen nichts, wenn sie in Notion oder einem Slide-Deck verstaubem. Woran Du erkennst, ob KPIs wirken? Wenn sie zu Handlungen, Gespräche oder Kurswechsel führen.

Ein KPI allein verändert nichts – Menschen tun das. Selbst wenn ein Dashboard zeigt, dass die Churn-Rate steigt, braucht es jemanden, der zum Hörer greift und Kund:innen anruft.

Strategische Finance-Leader wissen: Weniger KPIs = bessere Entscheidungen.

Weniger Lärm = mehr Klarheit.

Pro Tipp: Einfach kann richtig smart sein. Die besten Teams arbeiten mit wenigen, verständlichen und beeinflussbaren KPIs.

Doch selbst das beste Dashboard bringt nichts, wenn Teams unterschiedliche Definitionen nutzen. Bevor gehandelt wird, muss Einigkeit herrschen, was die Zahlen bedeuten.

2. KPIs bringen nur was, wenn alle dieselbe Sprache sprechen

Du hast Deine KPIs definiert. Aber heißt „Neuer Umsatz“ für Sales dasselbe wie für Finance?

Spoiler: Wahrscheinlich nicht.

💬 Julian Lange, CFO bei Upvest, bringt’s auf den Punkt:

Warum das wichtig ist?

• Sales nennt jeden abgeschlossenen Deal „New Revenue“

• Finance zählt nur multi-year, vertraglich fixierten ARR

• CS rechnet Expansion aus gechurnten Accounts dazu

🎯 Was tun?

📊 Beispiel: Revenue = New Business (netto nach Discounts) + Upsell – Churn – FX Impact → Verantwortlich: Finance, monatliches Update, Review mit allen Teams.

⚠️ Saubere Daten sind Pflicht.
Ohne saubere Daten ist Dein Dashboard nur Deko.

Datenquellen prüfen. Unstimmigkeiten bereinigen. Den Upstream-Prozess wirklich im Griff haben.

🔁 Du willst tiefer ins Thema Daten einsteigen? Dann klick hier und lies unseren Newsletter zu Data-Driven Finance: The Power of a good Data Set-Up and Governance

3. Von den ersten KPIs zum echten Drive - Schritt für Schritt

KPI-Reife zeigt sich nicht im Reporting – sondern in den Entscheidungen, die daraus entstehen.

So sieht der Weg vom passiven Reporting hin zu echtem Business Impact aus:

Dynamik entsteht durch konsequente Umsetzung – Meilenstein für Meilenstein.

📌 Wie Du erkennst, dass Du im “Run”-Modus bist?
Du brauchst kein Meeting mehr – die Daten führen direkt zu Handlungen.

Sobald Du im “Walk” angekommen bist, ist der nächste Schritt: KPIs mit Strategie verknüpfen. So wird das Dashboard zur Schaltzentrale für Euer Unternehmen.

4. OKRs, Scorecards & Co.: So werden KPIs Teil der Strategie

KPIs sind super. Strategie ist super. Aber wenn beides in separaten Docs lebt? Passiert nix.

Die besten CFOs sorgen dafür, dass KPIs nicht nur gemessen, sondern strategisch verankert und teamübergreifend verantwortet werden.

Zwei bewährte Frameworks machen genau das möglich: OKRs (klare Ziele mit messbaren Ergebnissen) und die Balanced Scorecard (Verknüpfung von KPIs über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg).

🎯 OKRs – Klarer Fokus für schnell wachsende Teams

Passt besonders gut zu Tech, Scale-ups und Unternehmen mit hohem Tempo.

• Objective: Wo wollen wir hin? (inspirierend, richtungsweisend)

• Key Results: Wie messen wir Erfolg? (konkret, messbar)

So sieht es aus, wenn OKRs über KPIs gesteuert werden:

Pro Tipp:

• Jedes KR an eine KPI koppeln

• Jemand muss die KPI verantworten

• Fortschritt monatlich reviewen

🧮 Balanced Scorecard – Klarheit für Mittelstand & Corporates

Für etablierte Unternehmen oft die bessere Wahl. Das Grundprinzip ähnelt dem der OKRs: Strategie und Umsetzung werden miteinander verknüpft - allerdings über vier klar strukturierte Säulen hinweg.

Hier ein Beispiel, wie das bei einem Produktionsunternehmen aussehen könnte:

Vorteile vs. OKRs:

• Mehr Stabilität – ideal bei längerfristiger Ausrichtung

• Klarer in der operativen Umsetzung – ohne Buzzword-Bingo

• Besser skalierbar bei mehreren Business Units oder komplexen Strukturen

  5. Ask Us Anything – KPI Edition

Noch Fragen? Du bist nicht allein. Hier die meistgestellten:

💬 Wie häufig sollte das KPI-Set überprüft und angepasst werden?

Mindestens quartalsweise. Dein Business verändert sich – Deine KPIs sollten es auch.

💬 Wie viele KPIs sind zu viele?

Wenn Du sie ohne Dashboard nicht im Kopf hast, sind es wahrscheinlich zu viele. North Star KPI + 4–5 Core-KPIs reichen meist.

💬 Wann sollte ein KPI gestrichen werden?

Wenn niemand Entscheidungen damit trifft: raus damit.

💬 Sollten alle Teams dieselben KPIs haben?

Nein. Ein Zielbild, viele Wege – jedes Team misst, was für es zählt.

💬 KPI ist grün, aber Business stagniert?

Vertrau Deinem Bauchgefühl. Möglicherweise misst Du das Falsche – oder segmentierst nicht richtig.

💬 Wie finde ich den North Star KPI?

Wähle die Kennzahl, die den Wert für Kund:innen und Unternehmen gleichermaßen abbildet.

CLOSING REMARKS

Thanks for reading 💛

Send your feedback, suggestions, or requests to feature something in future editions to [email protected]. We’d love to include your input.

Follow us on LinkedIn for more updates!

CFO Playbook reflects our personal opinions, not professional advice.